Kebijakan Privasi dan Pemberitahuan Pemrosesan Data

Versi 2026-06-02

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Departemen Ilmu Komputer dan Elektronika (DIKE), FMIPA UGM memproses data pribadi dalam Sistem Tugas Akhir. Pemrosesan dilakukan sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”). Pengakuan bahwa Anda telah membaca kebijakan ini bukan persetujuan untuk pemrosesan di luar tujuan dan dasar yang dijelaskan di bawah.

1. Pengendali dan kontak pelindungan data

Departemen Ilmu Komputer dan Elektronika (DIKE), FMIPA UGM
Alamat: Sekip Utara, Bulaksumur, Yogyakarta 55281
Kontak pengendali: dep-ike.mipa@ugm.ac.id
Kontak pelindungan data: dep-ike.mipa@ugm.ac.id

2. Data pribadi yang diproses

• Identitas dan akun: nama, NIM/NIP, username, peran, dan program studi.
• Kontak: alamat email dan nomor telepon.
• Data akademik: pengajuan, judul dan dokumen tugas akhir, pembimbing/penguji, jadwal, penilaian, revisi, serta riwayat proses akademik.
• Data profil opsional: keahlian, minat penelitian, deskripsi diri, website, dan Google Scholar.
• Data teknis dan audit: waktu aktivitas, alamat IP/user-agent pada pengakuan pemberitahuan, serta catatan keamanan dan pemrosesan.
• Khusus mahasiswa: URL profil LinkedIn, status pemenuhan/verifikasi, versi pemberitahuan, waktu pengiriman/verifikasi, dan batas retensi.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan

Tujuan	Data utama	Dasar pemrosesan
Penyelenggaraan, penilaian, pembimbingan, dan pengarsipan tugas akhir.	Identitas, kontak, data dan dokumen akademik.	Pelaksanaan tugas/kewenangan dan layanan pendidikan institusi.
Program Kesiapan Karier Mahasiswa.	URL profil LinkedIn dan status pemenuhan.	pelaksanaan tugas layanan pendidikan dan pengembangan karier mahasiswa. Konteks program: kebijakan universitas mengenai kesiapan karier mahasiswa.
Menampilkan profil dosen atau informasi profil lain yang benar-benar opsional.	Keahlian, minat, deskripsi, website, dan Google Scholar.	Persetujuan untuk data atau penggunaan yang bersifat opsional.
Keamanan, audit, penanganan permintaan, dan pembuktian kepatuhan.	Log aktivitas, versi pemberitahuan, dan catatan permintaan.	Kewajiban pengendali dan kepentingan sah menjaga keamanan layanan.

4. Ketentuan khusus profil LinkedIn mahasiswa

Universitas mewajibkan profil profesional untuk membantu mahasiswa membangun identitas karier yang konsisten, mendokumentasikan kompetensi dan pengalaman, serta mempersiapkan magang, kelulusan, dan peluang kerja. Sistem ini:

• hanya menyimpan URL dan metadata administratif yang disebutkan di atas;
• tidak meminta atau menyimpan kata sandi LinkedIn;
• tidak menyalin profil, foto, koneksi, pesan, aktivitas, atau daftar kontak;
• tidak melakukan scraping atau penilaian otomatis terhadap isi profil;
• tidak mempublikasikan URL dalam direktori mahasiswa;
• tidak mewajibkan semua bagian profil terlihat oleh mesin pencari.

LinkedIn merupakan pengendali terpisah atas data yang mahasiswa masukkan langsung ke layanannya dan memiliki ketentuan serta kebijakan privasinya sendiri. Mahasiswa yang tidak dapat menggunakan LinkedIn karena kelayakan usia, aksesibilitas, keselamatan, pembatasan akun, atau alasan sah lainnya dapat meminta portofolio profesional alternatif tanpa menuliskan alasan sensitif dalam sistem.

5. Sumber, akses, dan pengungkapan

Data diperoleh dari pengguna, catatan akademik universitas, dan aktivitas operasional sistem. Akses diberikan berdasarkan kebutuhan tugas kepada mahasiswa terkait, dosen pembimbing/penguji, pengelola program studi/departemen, dan administrator. URL LinkedIn hanya dapat dilihat oleh mahasiswa pemilik dan pengelola yang berwenang untuk verifikasi. Data tidak dijual.

Universitas tidak mengirim data mahasiswa ke LinkedIn melalui integrasi ini. Mahasiswa membuat dan mengelola akun LinkedIn secara langsung. Jika di kemudian hari digunakan integrasi atau pengiriman data ke pihak lain, universitas akan melakukan penilaian dan memberikan pemberitahuan sebelum pemrosesan tersebut.

6. Retensi dan penghapusan

Data akademik disimpan sesuai kebutuhan penyelenggaraan pendidikan dan jadwal retensi arsip yang berlaku. URL LinkedIn disimpan selama mahasiswa aktif dan paling lama 12 bulan setelah studi selesai, kecuali peraturan mewajibkan masa berbeda. Setelah batas retensi, URL dihapus secara permanen; sistem dapat mempertahankan catatan audit minimal yang tidak memuat URL untuk membuktikan tindakan penghapusan.

7. Hak subjek data

Sesuai UU PDP, Anda dapat meminta informasi dan akses, memperoleh salinan, memperbaiki data, membatasi pemrosesan, mengajukan keberatan, serta meminta penghapusan atau pemusnahan sesuai dasar dan kewajiban retensi yang berlaku. Gunakan menu Data Saya atau hubungi dep-ike.mipa@ugm.ac.id. Jika permintaan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya, pengelola akan memberikan alasan.

8. Keamanan dan insiden

Pengelola menerapkan pembatasan akses berbasis peran, validasi masukan, koneksi aman, pencatatan aktivitas, pengamanan basis data dan cadangan, serta peninjauan akses. Jika terjadi kegagalan pelindungan data yang memenuhi ketentuan pemberitahuan, pengelola akan memberikan pemberitahuan tertulis sesuai tenggat dan isi yang diwajibkan UU PDP.

9. Keputusan otomatis

URL dan isi LinkedIn tidak digunakan untuk keputusan akademik otomatis, pemeringkatan, profiling, atau penskoran mahasiswa. Status pemenuhan dan verifikasi ditinjau oleh petugas yang berwenang.

10. Perubahan kebijakan

Perubahan material akan diberitahukan sebelum berlaku. Sistem mencatat versi pemberitahuan yang telah ditampilkan kepada pengguna. Penggunaan baru yang tidak sesuai tujuan awal memerlukan dasar pemrosesan dan pemberitahuan baru.

Syarat & Ketentuan Masuk